Как правильно сделать опись документов

Опись документов


Бесплатная юридическая консультация:

Тип документа: Опись

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Каждое предприятие или организация ведет достаточно объемный документооборот.

Оглавление:

Это различные договоры, контракты, внутренние распоряжения и приказы, бухгалтерские и кадровые документы. Для того чтобы наладить грамотный учет документации и поставить на должный уровень делопроизводство, необходимо составлять описи документов. При этом каждое подразделение компании оптимизирует и создает свой учет документооборота.

Что необходимо вносить в бланк описи


Бесплатная юридическая консультация:

Опись представляет собой таблицу, состоящую из трех-четырех колонок. В шапке документа указывается название описи и подразделение предприятия, которое эту опись составляет. В самой таблице заполняются следующие колонки:

  • номер по порядку;
  • наименование документов;
  • количество страниц в них.

Бывают случаи, когда добавляется четвертая колонка. Например, при составлении описи документов для участия в тендере на выполнение строительных, монтажных или иных работ, в четвертой колонке нужно отмечать степень важности и необходимости того или иного документа. Также в эту графу можно вносить различные примечания.

В конце описи ставится дата ее составления, ФИО, должность и подпись сотрудника, составившего опись. В случаях, когда опись составляется при приеме-передаче дел, свои подписи ставят два сотрудника – тот, который дела сдает и тот, который их принимает.

Источник: http://dogovor-obrazets.ru/%D0%BE%D0%B1%D1%80%D0%B0%D0%B7%D0%B5%D1%86/%D0%9E%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C/%D0%9E%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C_%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%B2

Как правильно составить опись предоставляемых документов

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.


Бесплатная юридическая консультация:

Внутренняя опись (word) — для передачи в пределах одной фирмы

Основное назначение

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

  1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
  2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
  3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление фирменного бланка остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

  1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
  2. Наименование организации, которая передает документы.
  3. Дата составления.
  4. Таблица с самой описью, в которой указываются:
  • номер по порядку;
  • полное название документа;
  • количество экземпляров;
  • количество листов.
  1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
  2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).


Бесплатная юридическая консультация:

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

  1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
  2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:


Бесплатная юридическая консультация:

  1. Опись по аттестационному делу.
  2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
  3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Наконец, отдельной категорией выделяют сдаточную опись дел, образец которой приводится в соответствующем разделе. Этот документ составляется в тех случаях, когда бумаги сдаются в архив.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

  1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
  2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
  3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
  4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
  5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
  6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
  7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Сдаточная опись

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Опись дел постоянного хранения

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:


Бесплатная юридическая консультация:

  1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
  2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
  3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
  4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Источник: http://2ann.ru/kak-pravilno-sostavit-opis-predostavlyaemyx-dokumentov/

Как правильно составить опись документов — образец?

Опись документов – образец ее может потребоваться для самых разных ситуаций. Она может служить как сопроводительным (при направлении в ту или иную инстанцию), так и систематизирующим (при сдаче в архив) материалом. Образец описи документов, приведенный в нашей статье, поможет справиться с составлением этой бумаги без особых проблем.

Какой бланк использовать под опись передаваемых документов для архива?

В каждой организации и у любого предпринимателя скапливается много документов, обосновывающих те или иные хозяйственные операции, кадровые передвижения, а также прочие действия, которые предпринимаются в ходе рабочей деятельности. Сроки хранения, установленные для хранения подобных документов, сильно различаются.

Между тем соблюдение таких сроков обязательно, и из-за этого утилизировать документы ранее предусмотренного времени хранения нельзя. Поэтому большое количество бумаг периодически отправляется в архив. При этом некоторые фирмы прибегают к услугам специализированных архивных организаций. При передаче документов в архив обязательно составляется опись.

На практике возникают ситуации, когда приходится поднимать ту или иную документацию прошлых периодов, снова обращаясь к архиву. Быстро найти нужный документ поможет опись документов.


Бесплатная юридическая консультация:

Опись документов для архива не имеет специального формата. Среди ее основных реквизитов можно выделить:

  • название организации (если архив — сторонняя организация);
  • номер описи;
  • дату описи;
  • наименование сдаваемых на хранение документов;
  • период, к которому относятся документы;
  • срок хранения документов;
  • количество листов;
  • расположение документов (номер папки, дела или короба);
  • Ф. И. О. и подписи ответственных лиц (составителя и лица, принявшего документы).

Образец описи документов для передачи в архив можно скачать на нашем сайте.

Как выглядит опись документов для отправки по почте

Осуществляя переписку с налоговыми органами, внебюджетными фондами и прочими инстанциями, многие прибегают к услугам «Почты России». Для подтверждения факта отправки комплекта определенных документов необходимо составить опись в 2 экземплярах, на одном из которых сотрудник почты ставит специальный штамп, дату отправки и свою подпись.

Форма описи, применяемая для почтовых отправлений, регламентирована законодательно. Это форма 107, которая есть в любом почтовом отделении (утверждена приказом ФГУП «Почта России» «Об утверждении порядка приема и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений» от 17.05.2012 № 114-п). Однако это не мешает никому разработать собственный бланк описи. Главное, чтобы он содержал все основные реквизиты формы 107.

Образец, как составить опись документов для почты, доступен по ссылке.

Бесплатная юридическая консультация:

Расторжение трудового договора путем отправки заявления на увольнение почтой также необходимо сопроводить описью. Читайте об этом в статье «Расторжение трудового договора по инициативе работника».

Итоги

Образец описи документов имеет свой вид в зависимости от цели, для которой формируется опись. Опись, составленная для архива, дает возможность без особых трудозатрат найти потом нужный документ среди сданных на хранение.

Опись, сопровождающая документы, отправляемые почтой, поможет избежать споров с получающей документы стороной. Например, в случае их утери. Отправляя документы почтой, необходимо проследить, чтобы на описи обязательно стояла дата и подпись лица, проверяющего соответствие фактических документов их перечню по описи.

Источник: http://nalog-nalog.ru/spravochnaya_informaciya/kak_pravilno_sostavit_opis_dokumentov_obrazec/

Как сделать опись документов?

В процессе делопроизводства на предприятии может возникнуть необходимость в том, чтобы тот или иной сотрудник или менеджер сформировал опись документов. Каковы правила ее составления? Как сделать опись документов наиболее корректным образом?

Мы можем изучить данный вопрос в таких аспектах:


Бесплатная юридическая консультация:

  • Общие требования к составлению описи
  • Разновидности описей

Начнем с первого пункта.

Общие требования к составлению описи

Составление описи документов — процедура, знакомая, вероятно, каждому опытному российскому документоведу, секретарю, специалисту по кадрам или, например, бухгалтеру. Однако в РФ есть очень немного официальных источников права, где прописывались бы критерии, которых следует придерживаться сотруднику предприятия при работе с источниками в соответствующем формате. В основном это ведомственные правовые акты — такие как, например, Приказ ФМС России № 218 от 23 апреля 2013 года, в котором содержатся методические рекомендации по составлению описей дел (ознакомиться с ним можно здесь — http://www.garant.ru/products/ipo/prime/doc//#41). Многие предприятия вырабатывают внутрикорпоративные критерии, часто несхожие с теми, что включены в правовые акты, подобные Приказу № 218 (это возможно, поскольку их юридическая сила распространяется только на конкретные ведомства).

Однако в практике российского документооборота все же сложился некий набор принципов и норм, придерживаться которых рекомендуется сотрудникам при составлении описей источников. Базируются они в значительной степени на документе, известном как «Основные правила работы архивов организаций». Он был одобрен Росархивом 6 февраля 2002 года. Ознакомиться с ними в части критериев, касающихся составления описей, можно здесь — http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/4b8214ae23d9bb7fef034c78790f682107a06eba. Данный источник не носит характера закона, но активно задействуется на практике. Его положения также часто дополняются рекомендациями экспертов в области документооборота. Некоторые юристы, к слову, считают совокупность соответствующих норм ярким примером делового обычая.

Как правильно сделать опись документов в соответствии с отмеченным источником, что утвержден Росархивом, а также практическими рекомендациями экспертов? Желательно придерживаться приведенного алгоритма:

  • оформлять документ следует на фирменном бланке (если таковой отсутствует, нужно, чтобы на странице хотя бы отображалось название компании);
  • на странице описи должен быть заголовок, отражающий специфику документов, которые включаются в соответствующий перечень;
  • сведения об источниках, вносимых в опись, нужно оформлять в виде таблицы (в ее структуре должны присутствовать по меньшей мере такие столбцы, как порядковый номер, название документа и количество листов, а при необходимости — крайние даты, срок хранения, примечания);
  • ниже таблицы следует отражать информацию о количестве единичных документов или групп таковых (например, дел), которые вносятся в опись;
  • соответствующий лист с перечнем источников должен быть заверен подписями директора фирмы, а также специалистов, отвечающих за корректность его составления, — например, начальника отдела кадров;
  • необходимо зафиксировать дату составления описи;
  • допустимость проставления литерных номеров (содержащих букву справа от цифры порядкового номера, совпадающей с той, что относится к предыдущему документу по списку, — ставятся при невозможности определить фактический порядковый номер текущего источника) следует согласовывать с вышестоящими структурами — например, если речь идет о документообороте в государственном ведомстве.

Опись должна быть оформлена в 2 экземплярах. Первый в любом случае остается в архивах компании, второй при необходимости направляется в другие организации — партнерские, проверяющие или заинтересованные иным образом в проверке соответствующего перечня документов.


Бесплатная юридическая консультация:

Разновидности описей

Итак, теоретический аспект составления описей мы исследовали. Изучим теперь некоторые практические примеры формирования документов.

В практике российского делопроизводства можно условно выделить 3 типа описей:

  • сопроводительную (используется при передаче документов из одной организации в другую);
  • внутреннюю (включает подробные сведения о документах, объединенных в группу — например, в одно дело);
  • архивную (предполагает передачу комплекта документов или их групп — как вариант, дел — в архив организации).

Изучим их специфику.

Образец заполненной сопроводительной описи может выглядеть так:

Рассматриваемый документ дополняет, таким образом, источники, которые направляются работодателем в ПФР и включают сведения о суммах выплат, награждений и взносов.

Форма внутренней описи может выглядеть так:


Бесплатная юридическая консультация:

Предполагается, что в ней будут представлены подробные сведения о каждом документе, включенном в группу источников, которые объединены по какому-либо признаку.

Форма архивной описи может выглядеть так:

В принципе, ее структура может быть очень схожей с той, что характеризует внутреннюю опись. Однако в рассматриваемый документ, как правило, допускается включение групп источников — например, дел. Во внутренней описи, в свою очередь, предполагается предельная конкретизация документов.

Источник: http://thedifference.ru/kak-sdelat-opis-dokumentov/

Как правильно сделать опись документов. Опись документов как делать

Как правильно сделать опись документов. Как правильно сделать. Kak-Delat-Pravilno.ru

Как правильно сделать опись документов образец

Заполненная опись дополнительно должна быть представлена в электронном виде. Работник отделения проверяет правильность оформления и заверяет бланк печатью. Один отправляется вместе с документами, а другой обязательно остается у владельца посылки. Здесь документы обрабатываются, систематизируются и определяются на хранение в заранее отведенные для этого помещения. Все материалы комплектуются по срокам хранения, и составляется отдельно опись документов временного и постоянного хранения, а также дел по личному составу. Документ адресован Правлению СРО в строительстве, оформляется на фирменном бланке заявителя или стандартном листе формата А4. После этого конверт (посылка или бандероль) опечатывается и отправляется адресату. Вне зависимости от того, по какой причине вам понадобилось описать имущество, делать это нужно правильно и внимательно. Документы, которые содержат более одного листа, должны быть прошиты и завизированы подписью должностного лица организации-заявителя или индивидуальным предпринимателем и скреплены печатью. В жизни случаются ситуации, когда необходимо описать имущество, принадлежащее определенному человеку или организации. Вот несколько самых простых примеров: опись вещей, принимаемых на временное хранение у пациентов клиники; опись предметов, находящееся в автомобиле на охраняемой стоянке, опись офисной мебели и предметов интерьера, опись изъятого имущества и т.д. Опись вкладывается в конверт или упаковку непосредственно на почте. Он часто встречается как в бумагах специального назначения, так и в сопроводительных документах. В описи должна быть указана дата ее составления и номер. Затем идет таблица, состоящая из четырех столбцов: Заканчивается таблица сводной строкой, в которой указывается общее количество страниц в передаваемом комплекте. Внутри него обязательно должна находиться опись документов, в которой перечислено все, что направлено от лица конкретной организации. Такая бумага обычно составляется по определенному образцу. В верхней части листа по центру пишется название «Опись документов». Каждый претендент должен предоставить комиссии документацию самого разного характера: коммерческое предложение, разрешительные бумаги на ведение строительной деятельности, учредительные и иные документы. Иногда для решения конкретного вопроса гражданин или организация обязаны представить не один, а несколько официальных документов. Это позволяет предотвратить утерю или возможную подмену бумаг, предоставленных на рассмотрение.


Бесплатная юридическая консультация:

Скачать на андроид full flash playerБесплатный дефрагментатор поможет вам увеличить производительность операционной системы путем организации ваших жестких дисков.

Gps для android скачать торрент3 — sound_fix — scan_== version changed to fix sound problem on Android 4.1 == ver. — All the versions have speedcam Switzerland fixed.

Никон 3000 инструкцияНабор D–55 II — наиболее доступный в своем сегменте рынка — является идеальным выбором, если Вы делаете первые шаги в фотосъемке при помощи цифровых зеркальных фотокамер.

Casio g shock awg m100b 1a инструкцияТакие подойдут для летчиков-испытателей, но с удовольствием их смогут приобрести крупные топ-менеджеры.

Скачать живые обои для андроид для девочекRu Скачать Живые обои (девушки) [Android] с Скачать с Vip-File.

Исковое заявление система гарантЧтобы подробнее ознакомиться с наполнением и возможностями профессиональных справочных систем «Кодекс», вы можете заказать бесплатную демонстрацию в вашем офисе.


Бесплатная юридическая консультация:

Бланк заявления подать на разводВ его подаче должны участвовать оба супруга, согласных на расторжение брака, или один, если односторонний развод через органы ЗАГС допустим.

Samsung i9250 инструкцияНовейший флагман от Google и Samsung — Samsung Galaxy Nexus, одним из первых получил первые бета версии долгожданной кастомной прошивки Cyanogen Mod 9, которая сочетает в себе традиционно высочайшее качество, скорость и стабильность Cyanogen Mod и Android 4 Ice Cream Sandwich!

Заявление о приеме в училище олимпийского резерва5. В конкурсе на получение среднего специального образования по специальностям (направлениям специальностей) для Вооруженных Сил Республики Беларусь, других войск и воинских формирований Республики Беларусь, органов внутренних дел Республики Беларусь, Следственного комитета, Государственного комитета судебных экспертиз, органов финансовых расследований Комитета государственного контроля, органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям имеют право участвовать граждане Республики Беларусь, прошедшие профессиональный отбор в порядке, установленном законодательством.

1c8 emul small инструкцияРассмотрены варианты определения емкости склада Ем, обслу-ивающего одну контейнерную линию для потока контейнеров, от-ужаемых на суда при различных коэффициентах накопления Пн и .пруженных с судов, для соответствующих коэффициентов расфор-лрования Пр. Для любой очистки надо брать самогон после первой перегонки при комнатной температуре, так как высокоградусный спирт весьма неохотно расстается со своими примесями, а при повышенных температурах некоторые вещества не улавливаются.

Как правильно сделать архив документов

Правда, чтобы это сделать, важно знать, какой именно архив вам нужен, и как сделать запрос в архив. До наших дней дошли документы из архивов Вавилона, Египта, Ассирийского царства, Древнего Рима (там был не только архив сената и консулов


Бесплатная юридическая консультация:

Как правильно сшивать документы: общепринятые правила и практические Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при

Опись документов в архив составляется в двух экземплярах (один – в отдел, другой – в архив). И все, делается в 2 экз. одно остается в отдела, а другое в архив. Все правильно?

Термин «опись» хорошо знаком не только офисным работникам, но и специалистам других отраслей и структур. Он часто встречается как в бумагах специального назначения, так и в сопроводительных документах. Организация работы в архивеПосле того как документы выполнят свою основную миссию, они становятся практически ненужными в настоящий момент. Часть из них уничтожается, а остальные отправляются в специальные хранилища, которые называются архивами. Здесь документы обрабатываются, систематизируются и определяются на хранение в заранее отведенные для этого помещения. Этот этап считается последним в делопроизводстве. Все материалы комплектуются по срокам хранения, и составляется отдельно опись документов временного и постоянного хранения, а также дел по личному составу. Каждое предприятие (организация) по окончании года собирает служебную документацию для передачи в архив. Этими вопросами обычно занимаются архивариусы. Если же в штатном расписании компании нет такой единицы, то работу выполняют специалисты отдела кадров под руководством служащих архива. Они составляют описи передаваемых бумаг по отдельным подразделениям, на основании которых формируется сводная опись документов по предприятию.Комплект документов для работыИногда для решения конкретного вопроса гражданин или организация обязаны представить не один, а несколько официальных документов. Взять, к примеру, ситуацию, когда для строительства объекта объявлен конкурс между участниками на право заключения договора подряда. Каждый претендент должен предоставить комиссии документацию самого разного характера: коммерческое предложение, разрешительные бумаги на ведение строительной деятельности, учредительные и иные документы. Все это собирается в единый пакет и передается на рассмотрение членам комиссии. Внутри него обязательно должна находиться опись документов, в которой перечислено все, что направлено от лица конкретной организации. Это своего рода список или ведомость. Такая бумага обычно составляется по определенному образцу. Все предельно просто. В верхней части листа по центру пишется название «Опись документов». Чуть ниже разъясняется, куда и от какой организации они предоставлены. Затем идет таблица, состоящая из четырех столбцов:

Как правильно сдать документы в архив. Подготовка дел к передаче в архив – задача бухгалтера. Другие статьи. Первые 10 минут: ваши главные ошибки в начале рабочего дня От того, что вы сделаете в первые 10 минут рабочего дня, зависит ваша

Номер по порядку.Наименование документа.Страницы в документе с__ и по__.Количество страниц в документеЗаканчивается таблица сводной строкой, в которой указывается общее количество страниц в передаваемом комплекте. Это позволяет предотвратить утерю или возможную подмену бумаг, предоставленных на рассмотрение. Оформление делПри правильном ведении делопроизводства все документы на предприятии в конце года обрабатываются и группируются в дела. Комплектация производится в соответствии с утвержденной номенклатурой, а также с учетом общепринятых правил:Документы формируются за один календарный год. В виде исключения в случае наличия деловых бумаг переходящего характера возможно объединение в одном деле служебной документации за несколько лет.


Бесплатная юридическая консультация:

2) Сделайте ПКМ на получившемся архиве и посмотрите через свойства его нынешний размер. Но сжатие документов, программ, драйверов, игр и прочего происходит прекрасно, позволяя записывать на обычный DVD — диск размером 4,7Гб данные

Размещение бумаг производится сверху вниз.Все листы обязательно нумеруются. Это делается для обеспечения целостности информации в процессе хранения. Нумерацию следует производить простым карандашом в верхнем правом углу.При необходимости составляется внутренняя опись документов за подписью специалиста, который ее составил.Бумаги прошиваются.Составляется лист-заверитель.Для каждого дела оформляется обложка установленного образца. На ней указывается полное наименование предприятия и конкретного подразделения. Далее идет специальный цифровой индекс, соответствующий номенклатуре. После этого указываются даты заведения и окончания дела. А в самом низу помечается срок хранения. Почтовое отправлениеПри отправке некоторых посылок, бандеролей или ценных писем вместе с содержимым отправляется опись документов. Бланк ее можно взять в любом отделении связи. Он выполняется по форме № 107 и представляет собой своего рода документ, в котором содержится подробная информация о количестве и ценности содержимого. Вопрос цены решает сам отправитель. Если он считает, что какой-либо документ не представляет особой ценности, то в соответствующей графе бланка ставится прочерк. Опись вкладывается в конверт или упаковку непосредственно на почте. Работник отделения проверяет правильность оформления и заверяет бланк печатью. Опись положено составлять в двух экземплярах. Один отправляется вместе с документами, а другой обязательно остается у владельца посылки. Это делается для того, чтобы в случае возникновения конфликтной ситуации была возможность подтвердить каждую единицу вложения. После этого конверт (посылка или бандероль) опечатывается и отправляется адресату.Похожие статьиКак оформить опись вложения Elisa RellРеестр — это порядок в документации Маковей ЕленаИнвентаризационная опись Екатерина МакароваСроки хранения документов в организации Лариса РединаСроки хранения кадровых документов определяется Перечнем архивных документов Анна СтавскаяЭффективность бухгалтерского учета: срок хранения документов Alisha KovalevskaПравила оформления документов Людмила ФроловаСрок хранения бухгалтерских документов LarisashvetcovaЗаказное письмо как надежный способ пересылки корреспонденции Ольга КнязеваЛичное дело работника. Азбука кадровика Надежда НекрыловаКак и для чего составляется приказ о назначении ответственных лиц Ирина БокутьКакие виды документов используются в хозяйственной деятельности? Alisha KovalevskaКак встают в очередь в детский сад и какие документы для этого нужны? Татьяна МорозоваКак отправить заказное письмо правильно Татьяна АфанасьеваДокладная записка — составляем согласно требованиям Ирина Бокуть

Опись документов

Для чего нужна опись документов. Деятельность любого предприятия неизменно сопряжена с ведением разного рода документации — договоров, контрактов, внутренних приказов и распоряжений, кадровых и бухгалтерских документов. С течением времени объем документации становится колоссальным и требует оптимизации.

Что говорит закон

Согласно законодательству документы постоянного и длительного хранения передаются в архив по истечению одного года после прекращения их использования в делопроизводстве. Также подлежат описи дела по личному составу. Ошибочно полагать, что передача документов на хранение — простое дело, не требующее особых умений и навыков. Существует утвержденный порядок процедуры, придерживаться которого следует неукоснительно.

Учёт и опись документов

Прежде всего, потому, что для документации любого предприятия необходимы строгий учет и грамотная опись документов, что позволит в любой момент извлечь нужную информацию из общего массива документов и составить опись.


Бесплатная юридическая консультация:

Точность проверки описи документов

Кроме того, архивные дела нередко подвергаются проверкам различных контролирующих органов, и несоответствие их оформления установленным правилам могут повлечь штрафные санкции. Поэтому от специалиста, ответственного за организацию и ведение архива, требуются специальные знания, практический опыт, умение анализировать и структурировать, а также такие качества как скрупулезность, точность, внимательность.

Трудоёмкость составление описи документов

При этом тщательное соблюдение всех формальностей при передаче дел в архив — это не единственная проблема, ставящая в тупик многих предпринимателей. Сложность состоит в предельной трудоемкости и многоэтапности данной процедуры. Ведь буквально каждая бумага предварительно должна пройти полный цикл архивных работ.

Систематизация и опись документов

А именно необходимо определить срок незадействованности каждого документа, систематизировать все документы по содержанию (как правило, документы систематизируют в хронологическом и номинальном порядке, значительно реже по алфавитному, тематическому или предметному принципу), переплести и сшить дело, пронумеровав листы, составить лист-заверитель и опись на дело.

Следующий этап — составление описи документов

Опись документов представляет собой справочник, отражающий состав и содержание документации дела и предназначенный для ее систематизации и учета. Поэтому составление описи дел — чрезвычайно ответственный момент, где ошибки и неточности абсолютно недопустимы. Опись документов при передаче на хранение также содержит информацию об их фактическом наличии и количестве. Здесь необходимо проверить, в точности ли соответствуют данные о количестве дел в описи данным о количестве дел в номенклатуре организации.

Особенности описи документов постоянного хранения

При этом опись документов постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и опись документов по личному составу составляются отдельно. Каждую опись необходимо составлять по установленному образцу в трех экземплярах. После заполнения опись заверяется подписью ее составителя и подклеивается к внутренней стороне обложки дела. При дальнейшем изменении состава дела соответствующие записи вносятся в опись в графу «Примечание». Особой квалификации требует составление описи документов постоянного хранения и дел по личному составу.


Бесплатная юридическая консультация:

Грамотность составление описи

Так, например, опись документов постоянного хранения предполагает решение достаточно обширного круга вопросов. Это и разработка справочного аппарата для описи, и составление предисловий и справок, и написание развернутых комментариев к каждому документу.

Как сделать опись документов правильно

Выполнить подобную задачу с надлежащим качеством может лишь грамотный и высококвалифицированный специалист. Поэтому чем обучать штатных работников, сталкиваясь с неизбежными трудностями, целесообразнее обратиться в «Архив Гарант», которая не только составит опись документов, но и окажет содействие в передаче дел в архив. Оперативность и безупречный результат — вот визитная карточка нашей работы.

Услуги

Источники: http://mafyk.andio.tekniksipil-unnes.ac.id/kak-pravilno-sdelat-opis-dokumentov-obrazec-46.html, http://3milliona.ru/kak_pravilno_sdelat_arhiv_dokumentov.html, http://archives-garant.ru/opis_documentov/

Комментариев пока нет!

Как сшивать документы | Переплет, опись, нумерация, архивация

Подготовка бумаг, имеющих юридическую силу, – это ответственный процесс, осуществление которого не допускает вероятность каких-либо ошибок. Здесь важна правильность выполнения процедуры прошивки. Отсутствие качественного скрепления бумаг может обернуться против вас: возникает возможность изъятия или замены некоторых листов со стороны заинтересованных в этом лиц.


Бесплатная юридическая консультация:

Основные моменты

Прошивки подлежат документы, если на их основе будет формироваться пачка от 2 листов.

Также обязательно осуществление нумерации с помощью арабских цифр, которые должны быть проставлены на всех листах в части их верхнего угла с правой стороны.

Чтобы непосредственно произвести процедуру прошивки документов, следует воспользоваться толстой иглой (шилом) и исключительно натуральными нитями на основе льна, хлопка или шелка, что может быть заменено тесьмой из такого же сырья.

Переплет

Если предполагается, что документы будут храниться от 20 лет и выше, то формируемые на их основе пачки должны дополняться обложкой, выполненной из твердого картона. В противном случае можно использовать папки, при производстве которых используется бескислотный картон.

Обычный размер переплета соотносится с прошивкой документов, имеющих формат А4. Для листов, размер которых превышает данный формат, предназначены папки, характеризуемые как нестандартные.


Бесплатная юридическая консультация:

Опись

Составление описи гарантирует сохранность документов. Данного вида список должен включать в себя:

  • название;
  • заголовок и краткое содержание, дающее понимание того, зачем была произведена сшивка;
  • перечень прошитых документов, включая пометку относительно количества их листов;
  • дата составления описи;
  • указание Ф. И. О. того, кто составил опись.

Внимание! Лист с описью не нумеруется.

Специфичность нумерации

Процесс нумерации предполагает обязательность соблюдения определенных правил:

  • нумерация распространяется только на листы, исключая страницы;
  • номер прописывается таким образом, чтобы он находился в верхнем углу страницы (справа) без захода на текст листа;
  • при нумерации писем первый элемент учета – конверт, а затем все находящиеся в нем листы;
  • если один документ состоит из двух и более томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при оформлении приложения в виде отдельной пачки учет содержащихся в ней листов ведется отдельно от главного документа;
  • если какие-то листы уже имеют свою нумерацию, то это не исключает обязательность нумерации на общих основаниях;
  • в случае с картами, размещенными на нескольких склеенных листах (от двух), учет организуется с позиции того, что это один лист, с соблюдением обязательности указания в примечании количества используемых листов;
  • нумерация диаграмм, чертежей и других подобных документов производится с их оборотной стороны в левом верхнем углу;
  • подшивка большеформатных листов производится за одну сторону, а номер проставляется таким образом, чтобы он находился в правом углу применительно к верхней части документа в развернутом виде;
  • фотографии, справки и чеки являются самостоятельными документами, если их крепление к листу осуществляется лишь с одной стороны;
  • на одном листе может быть наклеено несколько документов (от двух), если это так, то следует его учитывать как один, отражая информацию об этом в примечании и на обороте такого листа;
  • нумерация производится посредством арабских цифр;
  • в отношении листа с описью нумерация не применяется.

Документы в архив

Прошивка документов в архив осуществляется с соблюдением следующей последовательности:

  • удаляются крепежи, например, в виде скобок;
  • проверяется правильный порядок листов;
  • формируется стопка с соблюдением того, чтобы она образовывала ровную по краям форму;
  • производятся три прокола за счет использования иглы или шила, где один делается посередине левого края листа, а два других – с двух сторон от сделанного прокола на расстоянии 3 см от него;
  • непосредственное сшивание документов осуществляется по левому краю с соблюдением 1,5-сантиметрового отступа от текста;
  • для прошивки используется нить длиной порядка 70 см;
  • игла с нитью вводится в центральное отверстие, начиная с оборотной стороны прошиваемой пачки;
  • нить протягивается до того момента, пока не останется хвост около 15 см;
  • после этого игла вводится в верхнее отверстие;
  • выход на оборотной стороне предполагает дальнейшее протягивание нити через нижнее отверстие;
  • с наружной стороны игла протаскивается через отверстие посередине;
  • на обороте формируется узел с двумя хвостами от 6 до 8 см;
  • узел закрывается с помощью заверительной наклейки 2 на 5 см с захватом хвостов нити;
  • заканчивается прошивка заверительной надписью на наклейке.

Заверительная надпись

Наклейка необходима для записи по поводу пачки в плане количества содержащихся в ней листов. Делать это следует как прописью, так и посредством цифр. Еще здесь необходима дата прошивки, а также подпись руководителя и печать, проставленные таким образом, чтобы они захватывали не только наклейку, но и часть листа.


Бесплатная юридическая консультация:

Документы в налоговую

Предназначенные для сдачи в налоговую документы сшиваются в соответствии с правилами, применяемыми при подготовке документов в архив.

Корректировка ошибок нумерации ручным способом

Если при нумерации пропущен лист, то можно добавлять буквы для учета такого листа, например, 4 и 4а.

Если оказались неучтенными документы, приклеенные лишь с одной стороны, то процесс нумерации выполняется снова. Это предполагает зачеркивание уже имеющихся номеров с помощью одной косой черты, вместо которых рядом прописывают новые номера. Проставленная ранее заверительная надпись зачеркивается и дополняется новой.

Советы

Книги учета, скрепленные промышленным способом, можно сшивать посредством двух проколов.

Если подготавливаемые документы будут прошиваться, то следует при их печати оставлять по левому краю свободное пространство шириной 3,5 см.

Для удобства скрепления многостраничных документов:

  • пачка переворачивается лицевой стороной вниз;
  • нить протягивается сразу в два отверстия (верхнее и нижнее),
  • пачка возвращается в исходное положение;
  • хвосты нити заводятся в отверстие посередине.

Приклеивание заверительной наклейки не допускается за счет использования подобной продукции из серии «самоклеящаяся», а также должна быть исключена вероятность применения для этой цели клея в виде карандаша или силикатного клея.

Сшивание бухгалтерских документов, ориентированных на долгое хранение (от 10 лет), производится с помощью 5 проколов, а заверительная надпись проставляется на папиросной бумаге.

Видео “Как правильно прошить и опечатать документ”

Похожие записи

Формы описи документов

Настоящим удостоверяется, что __________________ (Ф.И.О.), представитель соискателя лицензии (лицензиата) (наименование соискателя лицензии (лицензиата) действующий на основании доверенности от _______________ № _________ (на основании Устава) представил, а лицензирующий орган — Сибирское управление Ростехнадзора принял от соискателя лицензии (лицензиата) «____» __________ 20____ г. следующие документы для предоставления (переоформления, получения дубликата, копи) лицензии на осуществление деятельности (наименование вида деятельности)

Источник: http://legion-development.ru/dokument/opis-dokumentov-kak-delat.html

Как правильно составить опись документов?

Архивные описи для каждой разновидности дел составляются отдельно по установленной форме. В описях обязательно должен быть титульный лист, подтитул (при необходимости), оглавление, предисловие, указатели, а также список сокращенных слов. Все описи дел согласуются с экспертной комиссией и утверждаются главой компании.

Особое внимание стоит уделить заголовкам: они должны совпадать с информацией на обложке дела. Составлять документ рекомендуется по структурному или структурно-хронологическому принципу: времени создания, подразделениям, годам или периодам.

Внутренняя опись

Для удобного поиска документов лучше всего выполнить внутренние описи или оглавления. Как правило, их составляют после формирования дела, но до момента переплета. Внутренние описи в обязательном порядке формируются для:

  • личных дел;
  • трудовых соглашений (договоров);
  • судебных и следственных дел;
  • особо ценных дел;
  • дел, в заголовках которых не раскрыто содержание документов.

    Все остальные дела относят к категории «иные документы». В таком случае описи к ним разрешается составлять в упрощенном порядке с указанием страниц, на которых размещена документация. Стоит обратить внимание на нумерацию внутренних описей: она должна отличаться от прочих и иметь валовый порядок (за несколько лет).

    Предисловия к описи

    Предисловия составляют отдельно для описей дел различного срока хранения. Они служат своего рода исторической справкой, которая облегчает использование документов. Предисловие к описи необходимо как при первой, так и при последующих обработках бумаг компании. Подписывать его должен составитель и лицо, ответственное за архив. В предисловии нужно указывать характеристику состава и особенности обработки документов.

    Основные требования

    1. Количество экземпляров описей – 3 штуки.
    2. Описательная статья содержит: порядковый номер дела; индекс; заголовок; даты; количество листов; срок хранения дела.
    3. Все графы описи заполняются четко в соответствии со сведениями на обложке.
    4. Если заголовки дел одинаковые, при внесении в опись необходимо полностью указать заголовок первого из них, а остальные обозначить как «То же».
    5. После описательной записи следует количество дел (цифрами, прописью), первый и последний номер дел по описи.
    6. В зависимости от требований архивов организаций, к описи составляют указатели, список сокращений, оглавление.

    На основании имеющихся описей формируется годовой раздел сводной описи дел компании.

    Источник: http://orbrm.ru/articles/kak-pravilno-sostavit-opis-dokumentov/

    Опись документов: правила использования и оформления

    Ни для кого не секрет, что предприятия и государственные органы обязаны законодательством сохранять на протяжении определенного периода документы относительно их деятельности.

    Но такие документы не разрешается просто так сохранять в архиве. Перед их отправкой обязательно выполняется их опись.

    Что такое опись и какими законодательными нормами она регулируется?

    В описи перечисляются индивидуальные номера, их состав и содержание всех дел, которые необходимо отправить в архив.

    Процедура описи документов выполняется на основании норм следующих инструкций:

    • Методические рекомендации по делопроизводству, которые 23.12.2009 г. утвердил Росархив;
    • Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (или просто нормы ГОСТа Р51141);
    • Приказ Министерства культуры, утверждающий инструкцию делопроизводства;
    • Разъяснения по порядку заполнения определенных форм документов;
    • Инструкция ЦБ РФ, где прописаны главные правила ведения делопроизводства в Центральном банке.

    Все документы каждого описываемого документа должны быть правильно систематизированы. Сначала идут приказы и распоряжения от вышестоящих органов, а дальше иные приказы, протоколы, планы, сметы, отчеты, доклады и переписка.

    Применение и назначение описи

    Обязательной описи подлежат бухгалтерские и кадровые документы. Они описываются, а потом сшиваются и передаются на проверку в соответствующий государственный орган или сразу в архив.

    Описанию подлежат также документы, которые в течение года не используются в делопроизводстве. После этой процедуры они хранятся в архиве предприятия.

    Правда, срок их хранения зависит от разновидности. Так, нотариальные записи, документы о персонале, а также хозяйственные книги хранятся на протяжении 75 лет, конструкторская документация – 20 лет, а фотодокументы – 5 лет.

    Описывать и сдавать в архив свою документацию должны не только государственные организации, но также частные предприятия. Для этого необходимо подписать договор между таким предприятием и Федеральной архивной службой.

    В делопроизводстве

    В делопроизводстве должна выполняться опись только документов, требующих временного или постоянного хранения. Речь идет о личных, судебных или следственных делах.

    Можно проводить опись документов, потеря которых грозит служебной неприятностью. Например, это касается приказов.

    Такая опись упрощает поиск документов, ведь каждому отдельному документу присваивается индивидуальный номер.

    В архиве

    Сотрудник, который занимается описью, заполняет 2 бланка – один необходимо сохранять в отделе, а другой – в архиве. При заполнении формы используются данные из обложек дел.

    Правила составления

    Перед началом описи сотрудник должен:

    • проверить правильность заголовков;
    • убедиться, что не были нарушены правила оформления дел и документов внутри их.

    Выполняя опись, необходимо придерживаться таких правил:

    • присваивать индивидуальный номер каждому делу или тому документов;
    • присвоенный номер не должен отличаться от номера номенклатурного дела;
    • в бланке не должны присутствовать ошибки;
    • в случае, когда идентичный заголовок был присвоен для нескольких дел, то первая запись описи содержит весь заголовок, а следующие слова «То же»;
    • даже если на предыдущих страницах заголовках уже встречался, на новой странице формы его необходимо указывать полностью;
    • показатель физического состояния каждого дела вписывается в графе «примечание»;
    • в описи указывается дата заведения дела, а не перечисляются все даты создания каждого документа;
    • максимальным числом, которое разрешается использовать при нумерации, является 9999;
    • дела следует систематизировать по хронологии;
    • завершенный бланк получает свой номер на основании номера реестра описей и листа фонда;
    • если составляется документальная опись в учреждении, то оформляется:
      • для отдельного подразделения – 2 бланка;
      • для годовой описи – 4 бланка;
      • для документов, которые нельзя уничтожать свыше 20 лет – 2 бланка;
      • для дел сотрудников – 3 бланка.
    • при описи важна правильная последовательность документов:
      • приказы;
      • списки;
      • учетные карты, трудовые книги, ведомости на выплаты зарплат, дела сотрудников, акты, которые фиксируют несчастные случаи.
    • дела сотрудников нужно сортировать по алфавиту, а в описи вписывать по году, когда сотрудник был уволен;
    • каждый вид описи (например, долговременная и постоянная) сохраняется отдельно.

    В опись входит:

    • титульный лист – содержит название архива и фондообразователя, а также название описи и крайние даты внесенных в бланк документов;
    • оглавление – содержит перечень всех разделов описи, указываются также номера страницы, где начинается каждый раздел;
    • предисловие – здесь кратко излагается содержание документов, а также данные о фондообразователе;
    • сама опись – главная часть описи;
    • сокращения – используется, если организация использует специфические сокращение терминов;
    • указатели – дают пояснение предметных понятий;
    • таблицы – нужны, когда выполняется переработка описи новых номеров на старые;
    • библиография – сообщает сведения о публикации документов в разных изданиях;
    • словарь терминов – используется, если в описи упоминаются специфические термины;
    • лист-заверитель – общие данные об описи.

    После завершения выполнения описи сотрудник, который ее составлял, оформляет и подписывает лист-заверитель.

    Особенности оформления в различных ситуациях

    Опись документов составляется не только для их передачи в архив. Без описи не обойтись также, если документы передаются в суд, налоговую или другую организацию по требованию. Кроме того, бланк описи заполняется, когда документы отправляются на уничтожение.

    Каждый из выше упомянутых случаев имеет некоторые особенности составления описи. Рассмотрим их более подробно.

    При передачи документов в налоговую, суд, другую организацию

    Если вы подаете в иск в суд, то составлять опись документов не нужно. Вы как истец подаете иск, в котором в конце перечисляется список предоставленных документов. Но если таких документов очень много, то опись все же лучше сделать.

    В случае, когда налоговая или другая организация предъявляет требование отправить какие-либо документы, то опись составлять обязательно.

    Документ содержит такую информацию:

    • вверху указывается название организации, ее адрес и реквизиты;
    • исходящий номер;
    • заглавие;
    • перечень документов с указанием их конечной даты и номера;
    • внизу указывается общее количество документов.

    Такая опись обязательно заверяется печатью и подписывается руководителем организации. Если вы лично приносите документы в организацию, то не будет лишним потребовать роспись, которая подтверждает факт получения документов.

    Внутренняя опись для личного дела

    Заниматься этим документом должен сотрудник, который оформляет сами личные дела. Бланк описи вкладывается в папку с личными делами и заполняется после поступления каждого нового документа.

    Опись содержит информацию о:

    • номерах документов;
    • наименовании;
    • количестве листов.

    В случае сдачи дел в архив необходимо составить итоговую запись. В ней содержатся данные об общем количестве дел и количестве их страниц.

    Для почты

    Опись вложений содержит характеристики стоимости отправления и составляется в таких случаях отправки:

    Отправитель обязан заполнить две формы описи вложения.

    Образец описи документов для почты

    В каждом из экземпляров указывается:

    • ФИО (или название организации) получателя;
    • примерную стоимость отправления;
    • количество отправленных предметов.

    Когда отправитель завершит заполнять форму описи, работник почты должен поставить на них свою подпись и календарный штемпель. Один экземпляр бланка вкладывается в почтовое отправление, а другой – вручается отправителю.

    Правила составления данных документов изложены в следующем видеоматериале:

    Для передачи в архив

    Опись документов для архива составляется в 2-х экземплярах, один из которых остается в организации, а другой экземпляр – в архиве.

    Все тома документов, которые планируют передать в архив, заносятся в бланк сдаточной описи. В этом бланке указывается индивидуальный номер каждого тома, число листов и их крайние даты.

    Такая опись имеет несколько разделов:

    • оглавление;
    • предисловие;
    • основная часть;
    • сокращения.

    Опись постоянного хранения составляется, как правило, в 4 экземплярах, но достаточно и 1-2 экземпляров. Каждый годовой раздел такой описи подлежит утверждению.

    Такое утверждение состоит из следующих этапов:

    1. опись должен подписать сотрудник, что отвечает за архив и сотрудник, который заполнял бланк;
    2. далее проводится рассмотрение экспертной комиссией;
    3. опись анализирует экспертная комиссия архивного органа в случае, когда организация является источником комплектования такого органа;
    4. документ обязательно должен быть утвержден руководителем организации.

    Если опись незавершенная, ее нельзя подшивать, а необходимо хранить в папке с завязками. Когда опись закончена, составляется итоговая запись.

    Опись является законченной, если число записей достигла числа «9999». Составляется также оглавление, перечень сокращений и предисловие.

    Обязательным элементом завершенной описи считается титульный лист, где указывается:

    • полное наименование архива;
    • название фонда и его номер;
    • номер и наименование описи;
    • крайние даты описанных дел.

    Завершенная опись прошивается в твердую обложку.

    На уничтожение

    В опись на уничтожение включаются все документы, которые больше не несут ценности для организации и срок хранения которых уже завершился.

    Если в опись вносятся данные о делах какого-то определенного подразделения, то вверху бланка описи необходимо написать наименование этого подразделения.

    В случае, когда несколько дел имеют одинаковый заголовок, то в бланк такие дела заносятся под одним общим заголовком с указанием общего количества таких дел. В форму описи заносят данные с обложек дел, которые хотят уничтожить.

    Когда в бланк занесены все дела, его подписывает сотрудник, который занимался экспертизой. Дальше его анализирует экспертная комиссия организации. Обязательно составляется протокол заседания этой комиссии.

    После этого бланк описи и документы могут быть уничтожены. Если уничтожением бумаг занимается организация, то факт уничтожения фиксируется с акта в произвольной форме. В случае, когда документы передаются на утилизацию, то оформляется акт приема-сдачи, в котором указывается дата его составления, количество дел, а также их вес.

    Изъятых документов

    Для описи изъятых документов используется форма №ММ-3-06/338, которая была утверждена правительством 31.03.2007 г.

    Вверху бланка указывается наименование организации (или ФИО физического лица), ее ИНН/КПП.

    Дальше идет список изъятых документов. В списке указывается:

    • наименование документов;
    • количество;
    • индивидуальный признак – оригинал или копия;
    • стоимость, если это возможно.

    В конце указывается общее число листов документов. Опись подписывается должностным лицом, что проводил изъятие и другими лицами, которые присутствовали при этой процедуре.

    Опись изъятия составляется в 2-х экземплярах. Один экземпляр получает организация или лицо, у которого были изъяты документы, а второй остается в сотрудников полиции, налоговой или другого органа, который проводил изъятие. Если во время процедуры изъятия использовались какие-либо способы фиксации, то к описи прилагаются фото- или видеоматериалы.

    Понятыми при изъятии документов не могут выступать сотрудники полиции и суда.

    Как правильно оформить опись для налоговой в 1С рассказано в данном видео уроке:

    Источник: http://www.delasuper.ru/view_post.php?id=10735